Der Weg zur richtigen Registrierkasse

 Mit 1. Jänner 2016 trat in Österreich die Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht in Kraft. Und es führt kein Weg mehr daran vorbei. 

Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht soll den nicht-versteuerten Einnahmen der Kampf angesagt werden. Österreich folgt damit dem Beispiel anderer europäischer Länder, in denen schon seit einigen Jahren die Führung einer Registrierkasse gesetzlich vorgeschrieben ist. Betroffen sind alle Betriebe mit einem Netto-Jahresumsatz ab 15.000 Euro, sofern die Barumsätze, inklusive Kreditkarten und Bankomatkartenzahlungen, die Grenze von 7.500 Euro netto überschreiten.

Obwohl der Finanzminister in letzter Minute den Unternehmern eine Straffreiheit von sechs Monaten bei Nichtanschaffung gewährte, ist die Registrierkassenpflicht in einigen Branchen immer noch heftig umstritten. Besonders für die heimischen Gastronomie- und Tourismusbetriebe ist der Zeitpunkt für die Einführung der Registrierkassenpflicht denkbar ungünstig, denn sie müssen die Belastungen dieser Maßnahme zusätzlich zum Nichtrauchergesetz, der Allergenverordnung, der Barrierefreiheit und der Anhebung des Umsatzsteuersatzes für Übernachtungen auf 13 Prozent bewältigen.

Aber auch in anderen Branchen ist die Freude über die Registrierkassenpflicht eher überschaubar.

Den Anforderungen gerecht werden

Um eine passende und langfristige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, die allen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, sollte die erforderliche Registrierkasse nicht im Vorbeigehen gekauft werden. Denn wenn man schon Geld investiert, dann sollten die Funktionen und die Software der Kasse auch genau zum Unternehmen passen.

Der Kunde sollte schon im Vorfeld mit dem Anbieter über seine Erwartungen in das System und seine speziellen Erfordernisse sprechen. So kann genau auf die Wünsche und das Budget des Kunden eingegangen werden. Soll nur einfach und schnell kassiert und Belege erstellt werden, oder sollen auch Prozesse wie Warenwirtschaft, Inventur, Bestellwesen und Webshop abgebildet werden?  Weitere wichtige Punkte einer perfekt passenden Lösung sind Service, Support, Schulung und regelmäßige Software-Updates.

Betriebe aller Größen müssen nun mit Registrierkassen ausgestattet werden. Vom kleinen Laden bis zum Einkaufstempel und die Software der Kassen kann genau auf die Art des Betriebes zugeschnitten werden. Hier gilt es abzuwägen, welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Soll die Registrierkasse in einem Frisörsalon stehen können Produkte und Dienstleitungen erfasst werden. Wird gewaschen, geschnitten, gefärbt, kann dies mittels Tastendruck erfasst und der Kundin zugeordnet werden.

Betreibt man einen kleinen Shop ist eine klassische Registrierkasse ausreichend. Denn ein ganzes Kassensystem kann den Kostenrahmen schnell sprengen und viele der Funktionen werden nicht verwendet. Hier werden mobile Geräte mit hoher Leistungsfähigkeit angeboten. Auch auf einem Marktstand oder bei mobilen Dienstleistungen von Masseuren oder Fußpflegern können solche Kassen eingesetzt werden. Der Akku reicht bis zu acht Stunden, also lange genug für einen ganzen Arbeitstag.

Während man für das einfache Kassieren immer nur eine Kassenfunktion braucht, sind Systeme für die Gastronomie weitaus komplexer. Neben Tischverwaltung und Kellner-Mobilterminal werden auch Schnittstellen zu Schankanlagen gebraucht. Hier ist auch auf die einfache Bedienbarkeit der Geräte und die Geschwindigkeit der Funktionen zu achten, denn während der Stoßzeiten im Restaurant haben die Kellner keine Zeit, um sich mit einem komplizierten Kassensystem herumzuschlagen.

Interessant sind hier auch mobile Kassensysteme. Die kratz- und stoßfesten Geräte sind auch völlig wasserdicht, falls einmal etwas passieren sollte. Die Geräte sind über Touch-Tastaturen besonders einfach zu bedienen. Die eingegebenen Bestellungen werden automatisch an ausgewählte Bondrucker an der Theke oder in der Küche geschickt. Die Benutzeroberfläche ist frei gestaltbar und kann auf das jeweilige Angebot des Restaurants oder Cafés abgestimmt werden.

Was die Kassen kosten

Ausschlaggebend für die Wahl des zukünftigen Kassensystems sind natürlich auch die zu erwartenden Kosten. Betreibt der Unternehmer nur ein kleines Geschäft und kauft deshalb eine einfache Kasse, in die er nur seine Umsätze eingibt, ist er ab rund 300 Euro dabei.

Kleine mobile Einstiegslösungen werden bereits ab 880 Euro angeboten. Die Experten der Anbieter schätzen aber, dass man im Regelfall für die Hardware, die Kassensoftware und die Inbetriebnahme mit Vollkosten ab 1.500 Euro rechnen muss.

Ein mobiler Betrieb oder Würstelstand braucht jedoch ein robustes System, das Wind und Wetter trotzt. Der Unternehmer muss hier zwischen 3.000 und 4.000 Euro investieren. Rund 5.000 Euro muss ein Gastronom ausgeben, wenn er seinen Betrieb mit einer Kasse und Handterminals ausstattet. Zu den Anschaffungskosten kommt noch der Wartungsvertrag, der monatlich mit 20 bis 30 Euro zu Buche schlägt.

Wem die Kosten für die Anschaffung zu hoch sind, der hat die Möglichkeit die Geräte zu mieten oder zu leasen. Ein Gastronom muss bei einem Mietvertrag mit fünf Jahren Laufzeit mit monatlichen Raten von ab 30 Euro rechnen. In den angebotenen Paketen sind die Wartung und allfällige Updates bereits enthalten.

 

Sicherheitslösungen ab 2017

Die Registrierkassensicherheitsverordnung schreibt vor, dass jeder Beleg digital signiert werden muss. Es muss eine fortlaufende Geschäftszahl, eine Signatur, ein QR-Code, ein Barcode oder eine OCR fähige Zeichenkette auf dem Beleg enthalten sein. Die Registrierkassen müssen daher bis zum 1. Jänner 2017 mit einer Sicherheitseinrichtung versehen werden.

Gespeichert werden die Daten manipulationssicher in einem Datenerfassungsprotokoll. Laut Gesetz ist eine vierteljährliche, unveränderbare Sicherung der Daten vorgeschrieben. Es ist jedoch ratsam diese öfter durchzuführen. Die Daten müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

In der Regel wird die Sicherungseinrichtung eine Smartcard mit Chip sein. Für die Karte ist ein Standard Smartcard-Reader erforderlich, der mit der Kasse verbunden wird. Es können mehrere Kassen mit einer Sicherungseinrichtung betrieben werden. Die Signaturkarte wird voraussichtlich je nach Anbieter rund drei Euro im Monat kosten.

Das Kartenlesegerät muss so verbaut werden, dass kein Unbefugter Zugriff darauf hat. Sollte die Karte verschwinden oder die Sicherungseinrichtung aus einem anderen Grund nicht funktionieren, wird dies auf dem Beleg oder Kassenbon vermerkt. Bei häufigen Ausfällen wird kontrolliert, warum es dazu kommt. Ein Umgehen der Sicherungseinrichtung ist damit nicht möglich.

 

Hohe Strafen drohen ab Juli 2016

Bis 30.6.2016 brauchen die Unternehmer keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu fürchten, wenn gegenüber der Abgabenbehörde und ihren Organen plausible Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht glaubhaft gemacht werden können. Doch auch wenn in den ersten sechs Monaten des heurigen Jahres Straffreiheit garantiert ist, kann es danach sehr teuer kommen, wenn keine gesetzeskonforme Kasse im Betrieb steht. Neben der schon üblichen Hinzuschätzung von Umsätzen, meist in Form von Sicherheitszuschlägen, ist auch eine sogenannte Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe von 5.000 bis 25.000 Euro geahndet wird, möglich. Damit ist aber der Strafhorizont noch nicht erreicht: Im schlimmsten Falle ist auch der Tatbestand einer (vorsätzlichen) Abgabenhinterziehung oder gar eines Abgabenbetrugs denkbar, wenn etwa eine Registrierkassa nachweislich manipuliert und dadurch eine Verkürzung von Abgaben herbeigeführt wurde.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *